Ca y est vous êtes décidé ! Vous allez organiser une fête, un mariage, bref un événement. Elle va être super chouette cette fête, vous vous y voyez déjà ! Votre to-do list est prête et si celle-ci est bien faite, elle devrait commencer par cette ligne : “Chercher un lieu de réception”. Et oui le choix de votre lieu de réception est primordial. Pourquoi ? Il est l’élément phare de votre évènement, c’est même lui qui donnera le ton (rien que ça). Alors il est indispensable de prendre son temps pour bien le choisir. Et comme notre Agence Permettez-moi à vraiment envie que la fiesta soit réussie, nous avons décidé de vous donner la liste des bonnes questions à se poser et démonter une à une toutes les idées reçues. C’est parti ?

De quoi j’ai (avons-nous) envie ?

Plus haut nous avons annoncé avec aplomb que le lieu de réception allait être l’élément phare de votre fête. En réalité c’est vrai mais au concret c’est un peu plus complexe. L’alchimie doit opérer parfaitement entre le choix du lieu et l’ambiance que vous souhaitez donner. Tout est minutieusement pensé. Pour définir l’ambiance en amont, posez des mots simple sur vos souhaits : classique, industrielle, bohème, champêtre etc.. À la fin, mettez-les en accord avec votre futur lieu de réception.

Quel type de bien recherchez-vous ? 

Encore une fois, l’idée est de créer une belle harmonie. Du fait, avez-vous envie d’un château classé, d’une ferme rénovée, d’un hangar aménagé, d’un manoir, d’un mas provençal, d’un chapiteau de cirque ? Votre maison de famille est-elle adaptée ? Souhaitez-vous un évènement en semaine ou le weekend ? Sur un ou plusieurs jours ?

Être dans le bon timing : Combien de temps à l’avance dois-je m’y mettre ?

Vous imaginez que vous allez trouver votre lieu de réception 2 ou 3 mois avant votre fête et enchainer sur les invitations ? Laissez nous vous dire, vous rêvez, surtout si vous vous transformez en event planner à Paris, sachez que vous n’êtes pas le seul à rechercher le lieu de réception idéal dans la Capitale ! Vous devrez vous y prendre, à minima, un an en avance et encore comptez 18 mois si le lieu est “the place to be” du moment.

Définir la zone géographique pour le choix de votre lieu de réception : Quelle est ma zone géographique ?

Même si cela peut paraître logique, ne vous dispersez jusqu’à l’autre bout de la France et concentrez-vous sur la ville choisie pour votre lieu de réception. Même combat ici, posez les choses dans votre esprit et cherchez à savoir, en amont, si vous allez choisir le petit village auquel, vous, votre famille et vos potes sont attachés. Ou bien si vous souhaitez une fête à la mer, à la montagne, à la campagne… 

Quel budget alloué à mon lieu de réception ?

Encore une fois, cadrez pour le choix du lieu de réception, cette fois il sera question d’argent. Avec le budget traiteur, le lieu de réception, constituent, la moitié de l’argent que vous allez dépenser. Évitez ainsi les déceptions. Pensez également à demander avec précision quels sont les frais supplémentaires (chauffage, eau, parking, vestiaire). 

Combien d’invités ?

Oui nous savons, ce n’est pas toujours facile de savoir qui viendra et qui ne viendra pas. Pourtant, il s’agit d’un indicateur important voire crucial. À savoir, plus le nombre d’invités est grand, plus les frais augmentent. De plus, ce nombre précis d’invités est la clé pour définir la capacité nécessaire. Gardez en tête que bons nombres de lieux sont limités en capacité. Vous pouvez aussi vous poser les bonnes questions tout de suite : combien d’invités vais-je pouvoir accueillir debout et assis ? Le lieu dispose-t-il d’une piste de danse, d’une scène (en fonction des différents tempos de la soirée) ?

Le choix du lieu de réception : Ai-je (avons-nous) envie d’extérieurs ?

Les extérieurs ! Tout le monde (ou presque rêve d’une jolie fête ensoleillée), encore faut-il que le lieu s’y prête ! Y a-t-il un extérieur dont je peux disposer durant la fête ? Puis-je prévoir un endroit de jeux pour les enfants ? Les extérieurs sont-ils accessibles, dangereux ? Le lieu de réception dispose-il d’un point d’eau, d’un parking ? Est-il clôturé ? Enfin le lieu est-il facile d’accès, dispose-t-il d’un accès handicapé ? N’hésitez-pas à poser toutes ces questions au propriétaire. Lui, mieux que quiconque pourra y répondre.

Penser au Plan B : Que faire si les choses ne se déroulent pas comme prévu ? 

Il s’agit surtout de penser à plan de retrait si toutefois vous avez prévu un moment à l’extérieur, pour le cocktail par exemple et qu’il se mettait à pleuvoir. Il serait dommage de ruiner la fête par manque d’anticipation non ?

S’assurer des horaires de mise à disposition du lieu de réception

Combien de temps dure la location ? Votre planning en dépend et vous devez en tenir compte si vous avez un timing serré. Vous avez le droit de poser la question au propriétaire. Vous pouvez aussi lui demander si vous avez le droit de déposer des éventuels paquets la veille et si vous pouvez venir récupérer la décoration le lendemain par exemple ? 

Puis-je décorer le lieu ?

Ne vous lancez surtout pas tête baissée dans ce sujet. Vous devez impérativement savoir si oui ou non, vous avez le droit de mettre votre patte en matière de décoration et ce, principalement, pour des raisons de sécurité. Effectivement, certains lieux refusent les décorations pour risque d’incendie.

Dernier petit conseil : posez toutes les questions techniques 

A ce sujet, il n’y a pas de questions idiotes. Posez toutes les questions qui vous passent par l’esprit : conformité de l’éclairage, du chauffage, des prises électriques, sont-elles fonctionnelles ? N’hésitez pas à demander un plan du lieu ! Si vous avez des envies qui sortent des sentiers battus (arrivée en hélicoptère, lâcher de lanternes, feux d’artifices), n’oubliez pas de demander au propriétaire (en plus des formalités que vous devrez accomplir auprès de la mairie et du préfet). 

Mais surtout choisissez un lieu qui vous ressemble et qui soit en accord avec votre thème, votre ambiance. Choisissez un lieu qui vous inspire confiance si vous avez bon feeling avec les propriétaires, c’est bon signe. N’hésitez pas à écumer la toile, les blogs de mariage ou faites appel à un wedding planner qui saura vous accompagner dans cette recherche. Votre entourage peut aussi être de bons conseils :

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